Pracownik zatrudniony w Twojej firmie wybiera się na urlop wychowawczy? Pamiętaj, że jego sytuacja zmienia się pod względem ubezpieczeń. Nie podlega on już ubezpieczeniom jako pracownik, ale jako osoba przebywająca na urlopie wychowawczym. Urlop ten jest odrębnym tytułem do ubezpieczeń. Sprawdź na przykładach, jak ustalić mu podstawę przebywająca na urlopie wychowawczym podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym oraz zdrowotnemu, o ile nie ma innych tytułów do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego lub nie ma ustalonego prawa do emerytury/renty. Przez „inny tytuł" należy rozumieć dodatkowy, istniejący w okresie korzystania z urlopu wychowawczego, a więc towarzyszący temu urlopowi - np. podjęcie zatrudnienia na umowę zlecenia, umowę o pracę, działalności gospodarczej, pracy nakładczej itp. Chodzi bowiem o kwestię finansowania składek z tytułu urlopu wychowawczego. Jeśli pracownik ma tylko urlop, to z tego tytułu podlega ubezpieczeniom, a ciężar składek bierze na siebie budżet państwa. Natomiast gdyby w czasie urlopu wychowawczego podjął się dodatkowego zajęcia, podlegającego oskładkowaniu, to z tego tytułu (a nie z wychowawczego) zostałby objęty ubezpieczeniami. Składki byłyby finansowane na zasadach obowiązujących dla tego tytułu - np. przy zleceniu - częściowo przez płatnika składek tj. zleceniodawcę i ubezpieczonego. Podstawa wymiaru Podstawę wymiaru składki emerytalnej i rentowej stanowi kwota 60 % prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ogłoszonego na dany rok kalendarzowy. Składka w nowej wysokości obowiązuje od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia danego roku. Istnieje jednak pewne ograniczenie co do wysokości podstawy wymiaru na wychowawczym. Podstawa ta nie może być: 1) wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy 2) niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia. Oznacza to, że aby ustalić prawidłową kwotę podstawy wymiaru składek dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym, należy zestawić: kwotę graniczną odpowiadającą 60% przeciętnej miesięcznej pensji, obowiązującą w danym roku oraz kwotę średniego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu. Jeżeli wyższe okaże się faktyczne wynagrodzenie pracownika, składki emerytalną i rentową płatnik naliczy od kwoty 60% pensji krajowej. W sytuacji odwrotnej, gdy wynagrodzenie pracownika jest niższe bądź równe kwocie granicznej, składki należy ustalić od tego wynagrodzenia uzyskanego przez pracownika w okresie sprzed urlopu, przy czym podstawa nie może też spaść poniżej równowartości 75% minimalnej pensji. Podsumowując, podstawę wymiaru składki emerytalnej i rentowej stanowi kwota przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, która nie może być jednak większa niż równowartość 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia i mniejsza niż kwota stanowiąca 75% płacowego minimum. KONIEC RAMKI Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych za miesiące od stycznia do grudnia 2017 r. nie może być: wyższa niż 2557,80 zł, tj. 60% z 4263 zł oraz niższa niż 1500 zł, tj. 75% z 2000 zł PRZYKŁAD Pracownica przebywa na urlopie wychowawczym od 1 lutego 2017 r. Jej wynagrodzenie z umowy o pracę wynosi zł. Płatnik powinien naliczyć jej składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty zł. PRZYKŁAD Pracownica z poprzedniego przykładu jest zatrudniona na 1/2 etatu, z wynagrodzeniem zł. Składki społeczne powinny być naliczone od zł. Jak ustalić średnią z 12 miesięcy Kwotę przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, z tym że przyjmujemy pełne wynagrodzenie brutto, łącznie z częścią składek społecznych finansowanych przez pracownika (13,71%). Przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskuje się więc przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez pracownika przez liczbę̨ miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. Gdy urlop rozpoczął się przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać́ wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia. Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się̨ przy ustalaniu podstawy dla składek na wychowawczym pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych: 1) wyłącza się̨ wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż̇ połowę̨ obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy, 2) przyjmuje się̨, po odpowiednim uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę̨ obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy. Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się̨ dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jeżeli w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy wynagrodzenie pracownika uległo zmniejszeniu z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na tym urlopie należy przyjąć́: 1) wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy - jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości, 2) wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy - jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne. Wynagrodzenie określone w stawce godzinowej traktuje się̨ jak wynagrodzenie stałe Wynagrodzenie miesięczne zmienne, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc, ustala się̨: 1) poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę̨ dni roboczych, w których zostało ono osiągnięte i pomnożenie przez liczbę̨ dni, które pracownik był obowiązany przepracować́ w danym miesiącu – jeżeli przepracował choćby jeden dzień́, 2) przyjmując kwotę̨ zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku u płatnika składek – jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia. Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego, ale w kwocie faktycznej, bez uzupełniania. Pozostałe zasady obowiązujące przy ustalaniu średniego wynagrodzenia: - podstawę̨ wymiaru składek oblicza się̨ na nowo, jeżeli w okresie przebywania na urlopie wychowawczym była przerwa (związana z powrotem do pracy), która trwała co najmniej 3 miesiące kalendarzowe, - zmiana wymiaru czasu pracy nie wpływa na zmianę̨ zasad ustalania przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, - w wynagrodzeniu uwzględnia się̨ wszystkie składniki przychodu uzyskiwane ze stosunku pracy,które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika (nagrody uznaniowe, wartość pakietu medycznego, koszt najmu mieszkania, jednorazowe nagrody okolicznościowe itp.). Jeśli pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a więc miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie, to podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być́ niższa niż̇ aktualnie obowiązująca kwota minimalnego wynagrodzenia. W przypadku niepełno etatowców, którzy w umowie o pracę mieli zagwarantowaną kwotę̨ minimalnego wynagrodzenia odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru, podstawię̨ wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia, z tym że nie może być́ ona niższa niż̇ 75 % minimalnego wynagrodzenia. PRZYKŁAD Pracownica rozpoczęła urlop wychowawczy 26 stycznia 2017 r. Została zatrudniona u tego pracodawcy 10 lutego 2016 r. Do obliczenia przeciętnego wynagrodzenia w celu ustalenia podstawy wymiaru składek na wychowawczym, należy zliczyć wynagrodzenie za pracę wypłacone za okres marzec – grudzień 2016 r. (10 pełnych miesięcy kalendarzowych pracy). Otrzymuje, zgodnie z umową o pracę, stałą miesięczną stawkę 2 100 zł oraz premie miesięczne, które w podanym okresie wyniosły łącznie 3892 zł. Przeciętne wynagrodzenie zmienne wynosi więc 389,20 zł, a łącznie przeciętne wynagrodzenie – zł ( zł + 389,20 zł). Ponieważ wynagrodzenie pracownicy jest niższe od kwoty zł (60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia), podstawę wymiaru za styczeń 2017 r. stanowi jej wynagrodzenie tj. zł). Obniżanie podstawy za niepełny miesiąc W przypadku, gdy pracownik rozpoczął/zakończył urlop wychowawczy w trakcie danego miesiąca lub gdy tylko przez jego część spełniał warunki, aby podlegać ubezpieczeniom z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowej obniża się proporcjonalnie. Dzieli się ją przez liczbę dni kalendarzowych niepełnego miesiąca i mnoży przez liczbę dni, w których osoba była ubezpieczona z tego tytułu. PRZYKŁAD Kontynuując poprzedni przykład, podstawa za styczeń, po obniżeniu wynosi: zł : 31 dni = 80,30 zł x 6 dni podlegania ubezpieczeniom z racji wychowawczego = 481,80 zł. Zdrowotna niepodzielna Podstawa wymiaru składki zdrowotnej u osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych tj. 520 zł. Podstawy nie obniża się proporcjonalnie za niepełny miesiąc trwania urlopu. Jak wypełnić dokumenty ZUS Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń́ emerytalnego i rentowych oraz do zdrowotnego z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym należy do płatnika składek. Zgłoszenia tego dokonuje się poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA, a nie poprzez standardowe zgłoszenie ZUS ZUA. Za pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym pracodawca ma obowiązek składać odpowiednie raporty do ZUS za każdy miesiąc. Są to: - raport imienny ZUS RSA z kodem tytułu 0110xx oraz kodem przerwy w ubezpieczeniach - 121 przy urlopie w podstawowym wymiarze lub 122 przy wydłużonym na dziecko niepełnosprawne, - raport imienny ZUS RCA z kodem tytułu 1211xx oraz z obliczoną podstawą wymiaru składek: emerytalnej i rentowej oraz naliczonymi ich kwotami (odpowiednio 19,52% i 8%) i z podstawą wymiaru składki zdrowotnej - 520 zł oraz składką w wysokości 46,80 zł (9%). Wszystkie składki są finansowane z budżetu państwa, co oznacza, że pracodawca ich nie współpłaci, a tylko nalicza. Obliczone składki przenoszone są z raportu ZUS RCA do deklaracji ZUS DRA (blok IV pole 10, 11, 12 oraz blok VII pole 04). art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 9 ust. 6, art. 18 ust. 5b i ust. 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( z 2016 poz. ze zm.), art. 81 ust. 8 pkt 10 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych ( z 20 r. poz. 1027 ze zm.), obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30 listopada 2016 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2017 r. oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (M. P. z 2016 r. poz. 1188), rozporządzenie Rady Ministrów z 9 września 2016 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2017 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 1456).